Team building, séminaire… comment organiser le transport en entreprise ?

La question du transport des salariés peut se poser dans le cadre d’un voyage d’entreprise, d’un séminaire, d’un team-building ou d’un déplacement professionnel quelconque. Il s’agit généralement de voyages de groupe, qui doivent être organisés de manière minutieuse, afin de n’oublier aucun aspect.

Ces déplacements tournent autour du tourisme d’affaires, qui inclut les séminaires d’entreprise, ou les team-buildings, et ont pour objectif de favoriser la cohésion des collaborateurs autour d’une expérience sociale.

Mais au moment d’organiser un tel voyage, il est important de se poser les bonnes questions, afin de faciliter cette tâche, qui peut sembler assez complexe.

Alors, comment assurer le confort des salariés lors de l’excursion ? Quelles activités sélectionner ? Comment choisir le logement ? Pour quel type de transport faut-il opter ? cet article apporte des éléments de réponse aux managers qui désirent organiser ce type d’événement.

Voyage d’entreprise, l’importance d’une organisation minutieuse

Les voyages d’entreprise sont souvent organisés pour motiver et rapprocher les membres des équipes, et peuvent s’inscrire dans plusieurs cadres.

Par exemple, un déplacement pour un team building permet de favoriser le bonheur au travail, d’améliorer la collaboration entre les salariés, et gagner en efficacité dans l’accomplissement des missions. Ces excursions sont généralement placées sous le signe de la détente, et ont une importance capitale dans le développement personnel des collaborateurs.

Les séminaires d’entreprise ont pour objectif de créer une cohésion au sein de l’équipe, et les team-buildings permettent aux collaborateurs de faire connaissance afin de renforcer la performance collective.

Avant de se lancer dans l’organisation, il est essentiel de bien définir les impératifs des voyageurs, à savoir le nombre de participants, la date du déplacement, le budget alloué, ainsi que les personnes à rencontrer et les éventuels rendez-vous.

Il faut également prévoir les exigences du séjour, comme le besoin en salle de réunion, ou un vidéoprojecteur, et les documents officiels tels que les cartes d’identité ou passeports.

Par ailleurs, le choix de la destination est une étape cruciale, qui doit être effectuée en fonction des besoins du voyage d’entreprise. Il faut en effet s’assurer que cette destination corresponde aux spécificités du déplacement, en vérifiant que la période choisie soit propice à un tel voyage.

L’intervention d’un professionnel du voyage est fortement recommandée, afin de ne pas prendre de risque, et de sélectionner l’endroit le plus adapté à un séjour qui restera gravé dans la mémoire des salariés.

Quel transport choisir pour un déplacement d’entreprise ?

Parmi les étapes de l’organisation d’un voyage d’entreprise, le choix du mode de transport des salariés revêt une importance capitale.

Le type de transport idéal (bus, avion ou train), dépend de la distance à parcourir pour acheminer les salariés vers la destination, ainsi que du budget alloué au voyage. Pour éviter les mauvaises surprises lors du transport des salariés, il est important d’anticiper, en évitant de tout organiser à la dernière minute.

En s’y prenant à l’avance, les organisateurs évitent les tensions et le stress liés, aussi bien pour eux que pour les participants. Les problèmes imprévus peuvent en effet nuire à la qualité du séminaire d’entreprise ou du team-building, et entraîner un manque d’information préjudiciable.

Pour plus de sérénité, il est préférable d’élaborer un rétroplanning, et de commencer l’organisation suffisamment tôt. Toute une logistique doit être mise en place, impliquant le nombre de personnes à transporter, la période du voyage, et la situation géographique de l’endroit de destination.

Un voyage d’entreprise peut être effectué par plusieurs moyens de transport, sachant que le train et le bus sont les options les plus souvent utilisées. Pour les voyages lointains, il est possible de recourir au transfert en avion, mais c’est une solution coûteuse, qui reste réservée à certaines entreprises fortunées.

Certains événements à petite échelle peuvent être organisés en utilisant le covoiturage, mais cette option trouve rapidement ses limites, dès que le nombre de participants augmente.

La location de bus avec chauffeur est une option intéressante à envisager quand le groupe est conséquent. Il s’agit d’une solution à la fois conviviale, économique, et qui assure la tranquillité d’esprit. Il existe de nombreux organismes spécialisés qui proposent de louer des bus ou des minibus avec des coûts optimisés.

Faire appel à un professionnel du voyage

Pour réussir un déplacement de team-building ou de séminaire d’entreprise, il est préférable de faire appel à un prestataire spécialisé, qui dispose de toutes les compétences et droits en matière d’organisation de séjours.

Les comités d’entreprise ne possèdent pas toujours les garanties financières et les agréments nécessaires pour ce type d’activité, et c’est pour cette raison qu’ils doivent faire appel à un professionnel du métier pour organiser l’événement. Le recours à une agence de voyage permet d’avoir une excursion personnalisée et adaptée au groupe, en fonction des besoins et des spécificités de l’entreprise.

L’avantage du recours à un professionnel est de proposer une offre complète et adaptée à l’objectif du séjour, tout en bénéficiant d’une sécurité pendant toute la durée de l’événement.